De opdrachtgever is een gemeente met een centraal gelegen gemeentehuis en een aantal ondersteunende servicepunten in de bij behorende kernen. Door de samenvoeging van deze kernen ontstond de behoefte en noodzaak om op het gebied van beveiliging, alarmopvolging en het doen van open en sluitronden, één leverancier te hebben waarmee eenduidige kwaliteits-en prijsafspraken konden worden gemaakt.
Na inventarisatie bleek dat er maar liefst 8 verschillende leveranciers betrokken waren bij dit inkooppakket. Alle leveranciers hebben in het afgelopen jaar geleverd aan de opdrachtgever. Het aandeel van elk toeleveringsbedrijf in het totale inkooptraject was respectievelijk, 2, 5, 7, 8, 8, 14, 26 en 30 procent. Het aantal facturen bedroeg op jaarbasis 195 stuks. Daarbij was de tariefstelling en geleverde kwaliteit zeer verschillend en ook de contracten waren niet eenduidig. Het totale volume van dit inkooppakket bedroeg ruim € 700.000 op jaarbasis.
De gevolgen van deze onwerkbare situatie: De geleverde kwaliteit was door de versnippering van aanbieders niet gelijkwaardig. Door het ontbreken van adequate kostenbeheersing, correspondeerde beraamde kosten niet met de werkelijk uitgaven. Verder grote uitgaven ten behoeve van de eigen factuurafhandeling (kosten per factuur € 75, alleen al de interne kosten). Doordat geen enkele betrokken partij zich verantwoordelijk voelde, was een adequate sturing door het management praktisch niet uitvoerbaar. Bovendien waren er te veel vanzelfsprekende contacten ontstaan tussen de ambtenaren en de 8 leveranciers.
Wij hebben door een afgestemde formulering van de vraag, marktbenadering, eenduidigheid in zowel kwaliteit als kwantiteit en het reduceren van het aantal leveran- ciers een besparing gerealiseerd van ruim 22% in de directe kostprijs. Als gevolg daarvan zijn ook de interne kosten afgenomen. Hat aantal facturen bedraagt nu dertien (13) op jaarbasis.
Naast het daadwerkelijke afsluiten van een nieuw contract, is een goede implementatie essentieel voor het realiseren van de besparing. Het contractmanagement is daardoor beter uit te voeren en de geselecteerde leveranciers krijgen nu gepaste aandacht.
De opdrachtgever is een gemeente met een centraal gelegen gemeentehuis en een aantal ondersteunende servicepunten in de bij behorende kernen. Door de samenvoeging van deze kernen ontstond de behoefte en noodzaak om op het gebied van beveiliging, alarmopvolging en het doen van open en sluitronden, één leverancier te hebben waarmee eenduidige kwaliteits-en prijsafspraken konden worden gemaakt.
Na inventarisatie bleek dat er maar liefst 8 verschillende leveranciers betrokken waren bij dit inkooppakket. Alle leveranciers hebben in het afgelopen jaar geleverd aan de opdrachtgever. Het aandeel van elk toeleveringsbedrijf in het totale inkooptraject was respectievelijk, 2, 5, 7, 8, 8, 14, 26 en 30 procent. Het aantal facturen bedroeg op jaarbasis 195 stuks. Daarbij was de tariefstelling en geleverde kwaliteit zeer verschillend en ook de contracten waren niet eenduidig. Het totale volume van dit inkooppakket bedroeg ruim € 700.000 op jaarbasis.
De gevolgen van deze onwerkbare situatie: De geleverde kwaliteit was door de versnippering van aanbieders niet gelijkwaardig. Door het ontbreken van adequate kostenbeheersing, correspondeerde beraamde kosten niet met de werkelijk uitgaven. Verder grote uitgaven ten behoeve van de eigen factuurafhandeling (kosten per factuur € 75, alleen al de interne kosten). Doordat geen enkele betrokken partij zich verantwoordelijk voelde, was een adequate sturing door het management praktisch niet uitvoerbaar. Bovendien waren er te veel vanzelfsprekende contacten ontstaan tussen de ambtenaren en de 8 leveranciers.
Wij hebben door een afgestemde formulering van de vraag, marktbenadering, eenduidigheid in zowel kwaliteit als kwantiteit en het reduceren van het aantal leveran- ciers een besparing gerealiseerd van ruim 22% in de directe kostprijs. Als gevolg daarvan zijn ook de interne kosten afgenomen. Hat aantal facturen bedraagt nu dertien (13) op jaarbasis.
Naast het daadwerkelijke afsluiten van een nieuw contract, is een goede implementatie essentieel voor het realiseren van de besparing. Het contractmanagement is daardoor beter uit te voeren en de geselecteerde leveranciers krijgen nu gepaste aandacht.